ПРОИЗОШЛА СМЕНА ФАМИЛИИ
Что делать, если …. Произошла смена фамилии.
Пошаговые действия при смене фамилии.
Смена фамилии чаще происходит у женщин — классическая ситуация — выход замуж и смена фамилии. Или развод и … снова девичья фамилия. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины, причиной может быть неблагозвучная фамилия или возможность взять двойную фамилию, либо фамилию жены.
При смене фамилии необходимо произвести замену некоторых обязательных документов.
Замене подлежат:
- паспорт гражданина РФ;
- ИНН;
- страховое пенсионное свидетельство;
- страховой медицинский полис;
- заграничный паспорт;
- водительское удостоверение.
Потребуется внести изменения:
- в трудовую книжку;
- в книгу учета движения трудовых книжек;
- в личную карточку работника (форма N Т-2);
- в лицевой счет (форма N Т-54);
- в трудовой договор;
- в карточку учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.
Начинайте со смены паспорта, так как новый паспорт вам понадобится везде, для всех последующих действий.
Необходимая информация по образцам документов для замены паспорта имеется на сайте Федеральной миграционной службы по Свердловской области, на Портале государственные и муниципальные услуги в разделе: гражданство, регистрация, визы.
Обратитесь к своему работодателю, так как работодатель принимает участие во внесении изменений в трудовую книжку, замене страхового полиса и замене страхового пенсионного свидетельства.
Итак, последовательность действий в случае изменения фамилии следующая:
1. Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой внести изменения в ее учетные (кадровые) документы в связи со сменой фамилии. К заявлению работник прикладывает копии документов: паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии или имени, отчества, решение суда и др., которые заверяются в установленном порядке и подшиваются в личное дело работника. Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.
Заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока работник со старой фамилией.
2. На основании свидетельства о заключении брака издается приказ об изменении фамилии работника и внесении изменений в учетные документы.
3. На основании свидетельства о заключении брака вносятся изменения в трудовую книжку, в книгу учета движения трудовых книжек.
4. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в личную карточку Т-2.
5. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в трудовой договор. На практике это делается двумя способами: вносятся изменения в текст трудового договора и подписываются работником и, например, сотрудником кадровой службы или работодатель подписывают с работником дополнительное соглашение. На некоторых предприятиях кадровики вносят изменения в трудовой договор и еще составляют дополнительное соглашение.
6. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в личное дело (если оно заведено).
7. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в бухгалтерские документы: в лицевой счет; карточку учета сумм, начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.
8. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменениях в сведениях о физическом лице не меняется.
Вместо старого свидетельства налоговая инспекция выдает свидетельство о постановке на учет с тем же ИНН и новой фамилией.
9. На основании свидетельства о браке и нового паспорта выдается застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.
В течение 2 недель необходимо написать заявление об обмене страхового свидетельства в территориальный орган ПФР. После этого в течение месяца соответствующий орган ПФР выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета. Если застрахованное лицо работает по трудовому договору или с ним заключен договор гражданско-правового характера, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, то есть работодатель. Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров. Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства.
При обращении в ПФР при себе необходимо иметь старое страховое свидетельство, документ, удостоверяющий личность, и копию документа для изменения данных в страховом свидетельстве (например, свидетельства о браке и т.д.).
10. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит страховой медицинский полис. В большинстве случаев замена страхового медицинского полиса при смене фамилии обязательна. Для работающих граждан замену полиса осуществляет организация-работодатель, неработающие граждане для обмена страхового медицинского полиса самостоятельно обращаются в пункты выдачи полисов страховой медицинской организации, обслуживающей район, где они зарегистрированы постоянно или временно.
11. На основании новых свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования замене подлежит фамилия сотрудника в бухгалтерскую программу С1.
12. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит банковская карточка.
13. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит водительское удостоверение. Закон «О безопасности дорожного движения» при смене фамилии не требует обязательной замены водительского удостоверения, достаточно иметь при себе свидетельство о браке. Но исходя из практичности, удобнее водительские права поменять.
14. На основании свидетельства о браке и нового российского паспорта замене подлежит заграничный паспорт.
Законодательством не регламентируются сроки замены заграничного паспорта при смене фамилии, его можно использовать до тех пор, пока не произведена замена паспорта гражданина РФ. Однако если в паспорте РФ и заграничном паспорте фамилии совпадать не будут, выехать по такому загранпаспорту в страну, которая просит представлять общегражданский паспорт для оформления визы, будет невозможно.
